Le local du CSE est une obligation de l’employeur à la création de l’instance. La mise en place du comité social et économique ne change absolument rien à ce droit. En effet, en tant qu’élu vous devez bénéficiez de votre propre local pour exercer vos activités tout au long de votre mandat.
L’attribution du local CSE
L’employeur a l’obligation de fournir au CSE un local pour exercer ses missions (Article L2325-12 du Code du travail). La loi ne spécifie pas de taille minimum, ni de taille maximum. Il doit simplement être aménagé et surtout apte à recevoir tous les élus. En aucun cas, l’employeur ne peut vous proposer un placard à balais pour vos réunions. La taille du local doit donc être adapté aux nombres d’élus présents (Si le local n’est pas fonctionnel, l’employeur se rend coupable de délit d’entrave Cass. crim., 26 janvier 2016, n°13-85770).
Votre local est bien sûr totalement gratuit, vous n’allez quand même pas payer un loyer (Le local est gratuit : le budget de fonctionnement ne peut pas servir à payer un loyer // Circulaire du 6 mai 1983, BO ministère du travail n°83/2324). De ce fait, c’est bien l’employeur qui décide du local, vous n’avez malheureusement pas votre mot à dire. Il peut donc logiquement décider de vous en octroyer un autre si besoin. Pas de panique pour autant, le local du CE doit respecter une certaine confidentialité. A ce titre, il est interdit de considérer par l’employeur qu’une salle de réunion utilisée par d’autres salariés ou qu’un réfectoire peut servir à accueillir le CSE (Cass. crim., 17 novembre 1966, n° 66-90425 / Cass. crim., 29 avril 1980, n°79-92791).
Il peut être utilisé par les autres instances, dans le cas d’une fusion vers le CSE, vous pourrez accueillir les membres de votre commission CHSCT (si vous en disposez d’une). Par contre, il ne doit pas être utilisé par les syndicats de l’entreprise qui disposent de leur propre local. Bien sûr il doit respecter les normes d’hygiènes et de sécurités standards.
L’accès du local CSE
L’accès au local est réservé aux membres du CSE, aux salariés (s’ils sont accompagnés par un membre du CE), à l’employeur ainsi qu’aux partenaires du comité (pour des rendez-vous par exemple).
Le local ne doit pas être obligatoirement fermé à clé mais son accès peut être réglementé (fermé à clé, système de badge, code d’accès). Si tel est le cas, il faut veiller à ce que toutes les personnes citées précédemment puissent y accéder. En clair la clé, badge ou code ne doit pas être monopolisé par un seul membre. L’employeur doit pouvoir y accéder mais ne doit pas abuser de son droit. Par contre le dispositif de sécurité doit être proportionnel à l’objectif de sécurité voulu (Cass. soc., 26 septembre 2007, n°06-13810 et Cass. soc., 13 janvier 2010, n°08-19917).
Il peut être intéressant, au moment de la rédaction de votre règlement intérieur, d’y inscrire une clause de confidentialité et d’utilisation de votre local. Au niveau des horaires, le local doit bien sûr être accessible pendant les horaires de travail. Vous pouvez cependant négocier avec l’employeur afin de le laisser accessible la nuit si besoin.
En terme d’utilisation, votre local doit vous permettre d’assurer des permanences, que ce soit dans un but informatif en direction des salariés ou ASC avec la distribution de chèques cadeaux par exemple). Il vous sert aussi à organiser vos réunions préparatoires, rédiger vos procès verbaux ou gérer votre comptabilité. Enfin tous les prestataires, partenaires ou experts à qui vous faites appels, peuvent venir vous rencontrer directement dans votre local.
Equiper son local CSE
L’équipement du local n’est pas spécifié dans la loi aujourd’hui. En clair, l’employeur doit vous mettre à disposition un “matériel nécessaire” à la bonne marche du CSE et à l’exécution de vos missions (comprenez déjà par là une table et des chaises). Depuis quelques années un ajustement de la loi indique qu’il convient d’adapter le matériel au regard des évolutions technologiques et de considérer que ce matériel peut comporter l’installation d’une ligne téléphonique, du matériel informatique et de photocopie (Circ. DRT 6 mai 1983, BO min. Trav. n° 83/23-24). Mais rien ne précise la qualité du matériel mis à disposition.
Le budget de fonctionnement pour améliorer le local CSE
C’est à ce moment que le budget de fonctionnement du CSE va être utile. Le budget de fonctionnement est utilisé pour le “bon fonctionnement du CSE” comprenant donc la formation, le recours à des experts ou l’achat de matériel. Vous allez donc avoir pour nous deux types d’achats de matériels possibles : l’achat de matériel courant de fonctionnement et l’amélioration de l’équipement du local.
Ce type de matériel correspond aux produits que vous allez utiliser quotidiennement :
- papiers ;
- stylos ;
- enveloppes ;
- timbres : à savoir que l’affranchissement dépend du courrier. S’il s’agit d’un courrier en lien avec vos activités sociales et culturelles (chèque cadeau, chèque culture, avantages, remises supplémentaires sur la boutique…), pensez à utiliser le budget ASC du CSE ;
- frais d’abonnement et communication téléphonique.
Si l’employeur prend en charge ce type de produits, il pourra les déduire de votre subvention de fonctionnement. Beaucoup de CSE fournissent des téléphones portables à leurs élus. Si c’est le cas pour vous, n’oubliez pas que pour des raisons de confidentialité vous ne devez pas avoir la même ligne que la société ( Cass. soc., 6 avril 2004, n°02-40498 ).
