Organiser la première réunion du CSE

La première réunion du CSE intervient après le renouvellement ou la mise en place du CSE. Il s’agit d’une étape importante qui pose les bases du fonctionnement du nouveau CSE. Dans cet article, retrouvez les points essentiels pour organiser en toute légalité votre première réunion du CSE !

Comment bien préparer la première réunion du CSE ?

La présidence du CSE est assurée par l’employeur ou son représentant (article L2315-23 C. trav.). Il revient donc à l’employeur d’organiser la première réunion du CSE.

La première étape consiste à convoquer les nouveaux membres élus du CSE ainsi que les représentants des organisations syndicales. Les suppléants du CSE peuvent également être informés du lieu et de la date de la réunion afin de pouvoir effectuer un remplacement si nécessaire.

💡A noter que l’employeur peut être assisté par trois collaborateurs disposant d’une voix consultative (Article L2315-23 C. trav.).

Il n’y a pas d’obligation légale concernant le délai d’organisation de cette première réunion. Toutefois, il est important qu’elle se tienne rapidement après les élections du personnel afin de ne pas entraver les fonctions des nouveaux membres élus. Par ailleurs, la loi précise que le CSE doit se réunir (articles L2315-28 et L2315-21 C. trav.) :

• au moins une fois par mois pour les entreprises de moins de 50 salariés ;
• au moins une fois par mois pour les entreprises d’au moins 300 salariés ;
• une fois tous les deux mois pour les entreprises de moins de 300 salariés.

Il résulte de ces dispositions que la première réunion du CSE doit se tenir dans un délai maximum d’un mois après les élections. La convocation doit être envoyée au maximum trois jours avant la date de la réunion.

Par ailleurs, si l’ordre du jour de la première réunion du CSE concerne des sujets liés à la santé, la sécurité et aux conditions de travail, l’employeur doit également y convoquer (article L2314-3 C.trav.) :

• le médecin du travail ou le membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de prévention et de santé au travail ;
• le responsable interne ou agent chargé du service de sécurité et des conditions de travail ;
• l’agent de contrôle de l’inspection du travail ;
• les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

Enfin, il est d’usage de convoquer l’ancien CSE ou l’ancien CE, ou a minima le secrétaire et le trésorier, pour toutes les questions liées à la passation (compte budgétaire, données d’informations, etc.).

Première réunion du CSE : que contient l’ordre du jour ?

L’ordre du jour de la première réunion du CSE est particulièrement chargé et doit répondre à certains impératifs afin d’assurer le bon fonctionnement ultérieur du comité.

L’ordre du jour de chaque réunion du CSE doit être établi par le président et le secrétaire du CSE (article L2315-29 C. trav.). Toutefois, dans le cas de la première réunion, le secrétaire n’a pas encore été élu. Il revient donc à l’employeur ou à son représentant de définir l’ordre du jour de cette première réunion.

💡 L’ordre du jour doit être communiqué aux membres du CSE au moins trois jours avant la réunion (article L2315-30 C. trav).

Pour assurer un bon fonctionnement immédiat du nouveau CSE, voici les points impératifs à mettre à l’ordre du jour d’une première réunion du CSE, en fonction de l’effectif de l’entreprise.

💡 Le CSE peut faire appel à une assistance juridique pour aider les élus à assurer leur mandat en accord avec la réglementation. Pour en savoir plus sur l’assistance juridique du CSE, n’hésitez pas à consulter notre article dédié !

Comment se déroule la première réunion du CSE ?

Présentation du rôle du CSE et de ses membres

En début de réunion, l’employeur doit présenter au nouveaux membres élus les attributions du CSE et les modalités de son fonctionnement notamment sur :

• les missions principales d’un CSE ;
• les moyens à dispositions des membres pour exercer leur mission ;
• les consultations obligatoires du CSE ;
• la durée du mandat d’élu ;
• la périodicité des réunions et leur modalités d’organisation ;
• toutes les informations nécessaires pour permettre aux nouveaux élus de bien démarrer leur mandat.

L’employeur doit également présenter le local et les tableaux d’affichage mis à la disposition du CSE.

Passation au nouveau CSE

Comme dit précédemment, il convient de convoquer les membres de l’ancienne instance de représentation des salariés ou a minima le secrétaire et le trésorier à la première réunion.

Conformément à l’ordonnance dite “balai” du 20 décembre 2017, dans le cas d’une passation entre un comité d’entreprise (CE) et un CSE, quelques obligations particulières doivent être respectées.

En premier lieu, l’ancien CE doit dresser, lors de sa dernière réunion, l’inventaire et le patrimoine. Il doit également voter l’affectation des biens et établir un compte rendu de gestion. Ces documents seront remis au nouveau CSE lors de la première réunion.

Par ailleurs, l’ensemble des biens, droits et obligations, créances et dettes de l’ancien CE sont transférés de plein droit au nouveau CSE. Il revient au CE de présenter l’affectation des biens et les modalités de transfert lors de la première réunion. Le nouveau CSE est en droit de les accepter ou d’en voter de nouvelles. Enfin, le nouveau CSE a l’obligation de respecter les contrats signés par l’ancien CE.

Dans le cas d’une passation entre deux CSE, les règles sont similaires. L’ancien CSE doit transmettre un compte rendu de fin de mandat mentionnant la gestion de l’instance, les attributions économiques et les activités sociales et culturelles. Tous les documents relatifs à l’administration et à l’activité du comité doivent être remis au nouveau CSE (procès-verbaux de réunion, compte rendu de gestion annuel, contrats, etc.) (article R 2315-39 C. trav.).

Désignation d’un secrétaire et d’un trésorier

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, un bureau du CSE doit être mis en place. Ce bureau se compose de l’employeur, d’un secrétaire et d’un trésorier élus parmi les membres titulaires du CSE.

💡 La désignation du secrétaire doit être effectuée rapidement lors de la première réunion et sa prise de poste est immédiate afin de lui permettre d’établir le compte rendu et le procès-verbal de cette même réunion.

Pour être élus, le secrétaire et le trésorier doivent obtenir la majorité des voix des membres participants. Le vote se fait généralement à main levée et l’employeur est en droit de participer au vote. Un secrétaire-adjoint et un trésorier-adjoint peuvent également être désignés parmi les membres titulaires ou suppléants (article L2315-23 C. trav.).

Mise en place du règlement intérieur

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE doit mettre en place un règlement intérieur qui précise les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise (article L2315-24 C. trav.). Le règlement intérieur est adopté par suffrage majoritaire des participants.

💡 Les entreprises de moins de 50 salariés peuvent également décider d’établir un règlement intérieur si elles l’estiment nécessaire.

Le règlement intérieur doit mentionner des clauses qui définissent :

• les modalités de l’arrêt des comptes annuels du CSE (article L2315-68 C. trav.) ;
• les modalités de la tenue du rapport sur les activités et la gestion financière du CSE (article L2315-69 C. trav.). Ce rapport doit être mis à la disposition des salariés avec les comptes annuels du CSE (article L2315-72 C. trav.) ;
• les modalités relatives au fonctionnement de la commission des marchés, son compte rendu au CSE, ainsi que la désignation et le nombre de ses membres (article L2315-44-3 C. trav.).

En l’absence d’accord d’entreprise, le règlement intérieur définit aussi les modalités de la mise en place de la commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT)  lorsqu’elle est obligatoire, notamment (article L2315-44 C. trav.) :

• le nombre de membres ;
• les missions déléguées par le CSE à la CSSCT ;
• leurs modalités de fonctionnement et le nombre d’heures de délégation des membres de la commission ;
• les modalités de la formation des membres de la CSSCT ;
• les moyens mis à la disposition de cette commission.

Pour assurer un bon fonctionnement du CSE, le règlement intérieur peut mentionner des clauses facultatives établissant les modalités de son fonctionnement interne ou les modalités de communication avec les salariés. En voici quelques exemples :

• la mise en place d’un calendrier des réunions du CSE et d’un calendrier des réunions entre le personnel et le CSE ;
• les modalités de désignation du secrétaire et du trésorier, des votes en réunion, du déroulement des réunions ;
• l’accès et l’utilisation du local destiné au CSE ;
• la définition du budget ASC et sa date de versement.

Si vous avez besoin d’aide, vous pouvez partir de notre modèle de règlement intérieur du CSE.

Attention : il est interdit que le règlement intérieur du CSE comporte des clauses qui entravent les missions des membres élus ou qui imposent à l’employeur des obligations non prévues par les textes réglementaires (article L2315-24 C. trav.).

Mise à disposition d’informations relatives à l’entreprise

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, pour permettre au CSE d’effectuer correctement ses missions notamment concernant les consultations, l’employeur a l’obligation de mettre à disposition du CSE certaines informations documentées.

Un mois après chaque élection du CSE, l’employeur lui communique une documentation économique et financière de l’entreprise précisant (Article L2312-57 C. trav.) :

• la forme juridique de l’entreprise et son organisation ;
• les perspectives économiques ;
• le cas échéant, la position de l’entreprise au sein du groupe de société.

L’employeur met à disposition du CSE la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE) (Article L2312-18 C. trav. et Article L2312-36 C. trav.). Cette base de données rassemble l’ensemble des informations nécessaires aux consultations et informations récurrentes du CSE. Elle doit être régulièrement mise à jour et accessible en permanence par les membres du CSE.

La BDESE doit notamment contenir les éléments suivants :

• l’investissement social et matériel (types de contrats, évolution professionnelle, conditions de travail) ;
• le statut de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes (diagnostic de situation, rémunération effective, etc.) ;
• la rémunération des salariés et dirigeants ;
• le budget des activités sociales et culturelles ;
• la rémunération des financeurs ;
• les conséquences environnementales de l’entreprise.

Information et définition du budget de fonctionnement et du budget ASC

Budget de fonctionnement du CSE

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE dispose d’un budget de fonctionnement subventionné par l’employeur. Lors de la première réunion, l’employeur peut faire un rappel sur le montant du budget de fonctionnement afin d’éclairer le nouveau CSE sur les moyens financiers qui lui sont alloués.

Le budget de fonctionnement est équivalent à (article L2315-61 C. trav.) :

• 0,20% de la masse salariale brute dans les entreprises de moins de 2000 salariés ;
• 0,22% de la masse salariale brute dans les entreprises de plus de 2000 salariés.

Budget destiné aux activités sociales et culturelles (ASC)

Le CSE assure la gestion des activités sociales et culturelles (ASC) et peut disposer pour cela d’un budget dédié (article L 2312-78 C. trav.).

La contribution versée chaque année par l’employeur pour le budget ASC est fixée par accord d’entreprise. A défaut d’un tel accord, la contribution de l’employeur ne peut être inférieure à celle de l’année précédente (article L 2312-81 C. trav.).

Il revient donc au nouveaux membres élus du CSE de s’informer auprès de l’employeur du montant du budget ASC lors de la première réunion du CSE. Le montant peut être précisé dans le règlement intérieur du CSE.

État des lieux des formations professionnelles obligatoires

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est consulté sur l’organisation des formations professionnelles dans l’entreprise (article L 2312-8 C. trav.). En outre, l’employeur a l’obligation d’assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste de travail notamment par le biais de formations (article L 6321-1 C. trav.).

Dans ce contexte, la première réunion du CSE peut être l’occasion pour l’employeur et le CSE de faire un état des lieux des formations obligatoires dans l’entreprise afin de répondre aux obligations en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Mise en place des représentants de proximité

Dans les entreprises à établissements multiples comme les entreprises multisites, il peut être nécessaire de mettre en place des représentants de proximité. Les représentants de proximité sont des membres du CSE ou des salariés désignés par le comité. Leur mandat prend fin avec celui des membres élus du comité.

Leur rôle est derecueillir les réclamations collectives et individuelles, notamment concernant les conditions de travail, dans les différents sites, antennes ou établissements de l’entreprise se situant géographiquement hors de portée du CSE (article L 1432-120-1 C. trav.).

La première réunion du CSE est également le moment privilégié pour désigner des représentants de proximité. Leur nombre, leurs attributions, le nombre d’heures de délégation, les modalités de leur désignation, leurs modalités de fonctionnement sont définis par accord d’entreprise ou à défaut dans le règlement intérieur.

Désignation des représentants du CSE au conseil d’administration et au conseil de surveillance

Dans les sociétés, deux membres titulaires du CSE sont désignés par le comité pour assister avec voix consultative au conseil d’administration et au conseil de surveillance (article L 2312-72 C. trav.).

Ces représentants doivent chacun appartenir à un collège différent de l’entreprise. Si l’entreprise possède trois collèges, le nombre de ces représentants est porté à quatre membres. Deux de ces membres doivent appartenir à la catégorie des ouvriers et employés.

La première réunion du CSE est également le moment privilégié pour désigner ces représentants parmi les membres titulaires.

Mise en place des commissions obligatoires

Lors de la première réunion, il est également important d’aborder la mise en place des différentes commissions du CSE et des membres qui les composent.

Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, le CSE doit mettre en place une commission d’aide au logement, une commission de la formation ainsi qu’une commission de l’égalité professionnelle. Une commission de santé, sécurité, et condition de travail (CSSCT) doit également être mise en place dans ces entreprises et dans les entreprises à risques spécifiques (articles D2315-36 à D2315-56 C. trav.).

Par ailleurs,une commission des marchés doit être mis en place si l’entreprise cumule au moins deux de ces trois critères (article D2315-29 C. trav.):

• plus de 50 salariés ;
• un bilan annuel d’au moins 1,55 millions d’euros ;
• des ressources annuelles d’au moins 3,1 millions d’euros.

👉 Pour plus d’informations sur les différentes commissions et les modalités de leur mise en place, n’hésitez pas à consulter notre article dédié à la composition du CSE !

Établissement du procès-verbal de la première réunion du CSE

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le contenu de la réunion et des délibérations du CSE est consigné dans un procès-verbal rédigé par le secrétaire (article L2315-34 C. trav.). A défaut d’accord, le secrétaire dispose de 15 jours pour soumettre le procès-verbal de réunion à l’employeur et au comité (article R 2315-25 C. trav.).

À la suite de la réception de ce procès-verbal, l’employeur doit faire connaître, lors de la réunion suivante, ses décisions sur les propositions qui lui ont été soumises. Ces décisions seront alors inscrites dans le procès-verbal de la réunion où elles ont été évoquées.

Le procès-verbal doit être validé à la majorité par les membres titulaires du CSE ainsi que par l’employeur. Après avoir été adopté, il peut être affiché ou diffusé dans l’entreprise selon des modalités précisées dans le règlement intérieur du CSE.

Le procès-verbal permet une transparence du CSE concernant la transmission des réclamations des salariés à l’employeur ainsi que les devoirs qui lui incombent. Il sert également d’engagement de la part de l’employeur quant aux décisions prises en réunion.

👉 Retrouvez ici un modèle de pv de réunion du CSE à utiliser.

La première réunion du CSE en résumé

La première réunion du CSE est un moment primordial pour la suite de son fonctionnement. Elle établit le socle du fonctionnement du CSE notamment à travers l’adoption du règlement intérieur. Par ailleurs, c’est également le moment privilégié pour la désignation des membres du bureau du CSE et des différentes commissions.