Les réunions sont une partie importante du rôle du CSE et ne s’improvisent donc pas. La loi en définit la périodicité et les procédures et édicte également la façon dont leur contenu doit être communiqué au sein de l’entreprise, notamment par le biais des procès-verbaux. La loi Rebsamen en 2015 a donné les dernières réglementations en matière de réunion CSE.
La périodicité des réunions du CSE
La loi impose un minimum de réunions qui varie selon la taille de l’entreprise. Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, le CSE doit se réunir au moins une fois par mois. Dans les entreprises comptant moins de 300 salariés, cette obligation est rapportée à une fois tous les deux mois. Ce seuil de 300 salariés doit avoir été franchi dans les douze derniers mois.
Consulter le guide de mise en place du CSE
Sur demande de la majorité de ses membres, une seconde réunion peut être organisée dans le délai réglementaire. C’est l’employeur (ou son représentant) qui convoque les membres aux réunions. Cependant, une réunion peut également être organisée et présidée par l’inspecteur du travail à la demande de la majorité de ses membres si l’employeur est défaillant.
L’employeur a le droit de recourir à la visioconférence, mais il est censé auparavant avoir obtenu l’accord des membres du Comité Social Économique. À défaut, le recours à ce procédé est limité à trois fois par an. En préalable au vote, une vérification doit être faite sur les moyens techniques de chaque membre à pouvoir être correctement identifié, à avoir une transmission continue et simultanée du son et de l’image et à pouvoir voter de manière confidentielle. Ce vote doit se faire de manière simultanée pour éviter toute tentative d’influence.
Le temps passé par les membres du CSE en réunion du comité n’est pas déduit du crédit de 20 heures de délégation allouées aux élus. Il est considéré comme du temps de travail effectif et doit être rémunéré en tant que tel. C’est toujours l’employeur qui décide du lieu, de la date et de l’heure de la réunion, mais il doit faire en sorte que chacun de ses membres puissent s’y rendre, même si la réunion a lieu en dehors des heures habituelles de travail. Aller à l’encontre de ce principe est constitutif du délit d’entrave.
Le contenu d’une réunion du CSE
Les réunions abordent chaque point de l’ordre du jour. Cet ordre du jour est établi par l’employeur pour la première réunion d’un CSE nouvellement élu, puis par l’employeur et le secrétaire du CSE pour les suivantes. La première réunion permet la désignation du secrétaire, du trésorier et de leurs adjoints, ainsi que des représentants au conseil d’administration et aux diverses assemblées de la société. Elle permet aussi la création ou le renouvellement des commissions du CSE et la désignation de leurs membres. Les nouveaux membres du CSE devront aussi s’occuper d’élaborer, de modifier ou de simplement valider le règlement intérieur. Enfin, les secrétaire et trésorier sortants devront présenter leur compte-rendu de gestion et transmettre toute leur documentation. À cette occasion, l’employeur a, lui aussi, toute une documentation administrative et financière à présenter au CSE. N’oubliez pas qu’il existe aujourd’hui un logiciel CSE pour la gestion et la comptabilité.
Certains points doivent être obligatoirement abordés chaque année. Ils sont classés entre trois consultations obligatoires :
• Orientations stratégiques de l’entreprise
• Situation économique et financière de l’entreprise
• Politique sociale de l’entreprise, conditions de travail et emploi
Ces consultations sont l’occasion pour les membres du comité d’entreprise d’émettre des avis et des vœux. Ses avis sont rendus dans un délai qui est fixé en accord avec l’employeur, entre 15 jours et un mois. L’intervention d’un expert étend ce délai à deux mois. Les membres du comité d’entreprise ont accès pour ce faire à des informations écrites précises de l’employeur, parfois transposées dans la base de données économiques et sociales (BDES). L’employeur doit ensuite rendre compte de façon argumentée des suites données à ces vœux.
Pour les questions courantes, le CSE vote des résolutions à la majorité des membres présents. La réunion prend fin lorsque l’ordre du jour est épuisé. Elle peut aussi être suspendue et poursuivie à une autre date sur décision de la majorité des membres du Comité Social Économique.
On peut noter le fait que les membres des CSE organisent quelquefois des réunions préparatoires aux réunions officielles afin de faire le point, de se concerter et d’établir une ligne de conduite commune. C’est le secrétaire qui s’occupe de l’organisation de ces réunions. Dans les faits, l’employeur est censé y assister, mais il n’est pas toujours invité ou ne se déplace pas. Il est utile de fixer les conditions de ces réunions préparatoires dans le règlement intérieur afin d’éviter tout litige.
> Voir ici comment mettre en place une réunion du CSE à distance.
L’obligation du PV de réunion du CSE
Les délibérations prises par les membres du CSE en réunion doivent impérativement être rapportées dans un procès-verbal. C’est le secrétaire du comité qui a la charge de le rédiger. Le délai de transcription de ces délibérations est lui aussi réglementé. Il est l’objet d’un accord entre l’employeur et le CSE lui-même et doit être adopté par la majorité des membres titulaires du comité.
Les déclarations sont également consignées dans le procès-verbal.
Lorsqu’il a été rédigé, le procès-verbal peut être affiché ou diffusé dans l’entreprise dans les conditions adoptées par le règlement intérieur. Il est bien sûr transmis à l’employeur. Celui-ci devra donner sa décision motivée aux propositions qui lui ont été faites lors de la réunion suivant la communication de CSE procès-verbal. Ses réponses seront alors consignées dans le procès-verbal de ladite réunion.
